公司秘書轉入指南 — 如何將現有公司轉到 AIcountant
為什麼要轉換公司秘書？
許多公司在經營一段時間後，發現現有的公司秘書服務未能滿足需求。以下是企業常見的轉換原因：
- 回覆緩慢：現有秘書對查詢回覆拖延，影響商業決策效率
- 費用過高：年費偏高或隱藏收費多，額外服務動輒另外收費
- 服務不周：缺乏主動提醒合規期限，導致公司面臨逾期罰款風險
- 缺乏整合：秘書、會計、審計分散不同供應商，溝通成本高
- 數碼化不足：仍依賴紙本文件和電郵傳送，缺乏線上管理系統
AIcountant 提供一站式公司秘書、會計及審計服務，配備線上客戶門戶，讓您隨時隨地管理公司事務。轉換過程簡單快捷，不會影響公司的日常營運。
轉入流程（4 步）
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聯繫我們（免費評估）：透過聯繫表單或致電 +852 9671 2165，我們的專業團隊會免費檢視您現有公司的狀態，包括是否有未完成的年度申報、未處理的公司變更、或任何合規問題。我們會提供詳細的評估報告及轉入建議。
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準備文件：從現有秘書公司取得以下文件（詳見文件清單）：最新周年申報表（NAR1）、公司章程細則（M&A）、成員及董事登記冊、財務紀錄等。我們會協助您向舊秘書索取所需文件。
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提交變更：我們代為向公司註冊處提交以下表格：
- 表格 ND2B：更換公司秘書通知
- 表格 NR1：更改註冊辦事處地址通知（如同時轉移註冊地址）
所有表格由 AIcountant 專業團隊準備及遞交，您只需簽署確認。
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交接完成：公司註冊處確認變更後，AIcountant 正式接手所有合規職責。舊秘書公司須按法律要求交出所有公司文件及記錄。我們會將所有文件整理並上傳至您的客戶門戶，方便日後查閱。
所需文件清單
以下是轉入時需要準備的文件。如部分文件遺失，AIcountant 可協助從公司註冊處取得副本。
| 文件 | 說明 | 必須 |
|---|---|---|
| 公司註冊證書（CI） | 公司成立時取得的證書 | 是 |
| 商業登記證（BR） | 最新有效的商業登記證 | 是 |
| 最新周年申報表（NAR1） | 最近一次提交的周年申報表 | 是 |
| 公司章程細則（M&A） | 包含所有修訂的最新版本 | 是 |
| 成員登記冊 | 記錄所有股東及持股比例 | 是 |
| 董事登記冊 | 記錄所有現任及前任董事 | 是 |
| 最新財務報表 | 最近一個年度的財務報表 | 建議提供 |
| 未完成的申報文件 | 如有任何待處理的申報 | 如適用 |
時間表
轉入過程通常在 5-10 個工作天內完成，視乎舊秘書公司配合程度：
| 步驟 | 所需時間 |
|---|---|
| 免費評估 | 1-2 個工作天 |
| 文件準備及收集 | 2-5 個工作天 |
| 提交變更表格（ND2B / NR1） | 即日處理 |
| 公司註冊處確認 | 1-3 個工作天 |
注冊地址變更即時生效。秘書變更一般在 1-3 個工作天內獲確認。整個過程不會中斷公司的合規狀態。
費用
AIcountant 的公司秘書服務年費為 HKD 1,300/年，與新客戶完全相同，不收取任何轉入附加費。
- 公司秘書年費：HKD 1,300（包含註冊地址、SCR 備存、合規提醒）
- 表格變更政府費用：已包含在服務內
- 轉入附加費：無
透明定價承諾：AIcountant 無最低合約期限。如需終止服務，提前 30 天通知即可。已繳年費按剩餘月份比例退還。
數據遷移
如果您同時需要轉移會計服務，我們需要以下額外資料：
- 試算表（Trial Balance）：截至最近月份的試算表
- 會計科目表（Chart of Accounts）：現有的科目分類
- 銀行月結單：最近 12 個月的銀行月結單
- 應收/應付帳款明細：如適用
會計數據遷移通常需要 2-4 週，視乎帳目複雜程度而定。遷移期間，我們會確保帳目記錄完整無縫銜接，不會出現遺漏。
常見問題
轉入期間公司合規會中斷嗎？
不會。AIcountant 會確保無縫交接，在舊秘書正式卸任的同時我們即時接手。公司的合規狀態全程不受影響，所有周年申報、SCR 備存等法定職責不會出現空檔。
舊秘書公司不配合怎麼辦？
即使舊秘書公司不積極配合，我們仍可直接向公司註冊處提交秘書變更表格（ND2B）。根據《公司條例》，舊秘書有法律義務交出公司文件及記錄。如有需要，我們會協助您依法追討。
有合約期限嗎？
沒有。AIcountant 無最低合約期限，不滿意隨時可以轉走。如需終止服務，只需提前 30 天書面通知。已繳付的年費將按剩餘月份比例退還。我們對自己的服務品質有信心，所以不會用合約綁住客戶。
會計資料怎麼遷移？
您只需提供銀行月結單及試算表，我們的會計團隊會負責整理及接手。遷移過程約需 2-4 週，期間不影響正常記帳。如果現有帳目有錯漏，我們會一併修正，確保交接後的帳目準確完整。