公司秘書是什麼？為什麼每間香港公司都需要？
AIcountant 團隊 閱讀時間約 5 分鐘
什麼是公司秘書？
如果你在香港經營一間有限公司，「公司秘書」（Company Secretary）是一個你必須了解的角色。很多老闆聽到「秘書」二字，第一反應是接電話、安排行程的行政人員——但公司秘書完全不是這回事。
公司秘書是《公司條例》（第 622 章）規定每間香港有限公司必須委任的法定職位，負責確保公司遵守各項法規要求。簡單來說，公司秘書是你公司的「合規管家」。
公司秘書的角色涵蓋三大範疇：
- 法定合規：處理周年申報、公司登記冊更新、重要控制人登記冊（SCR）維護等
- 行政管理：協助董事會及股東大會的召開和記錄、管理公司章程細則修訂、處理股份轉讓
- 通訊聯絡：作為公司與政府部門之間的聯絡人
公司秘書的法律要求
根據《公司條例》（Cap. 622）第 474 條：
- 每間在香港註冊的有限公司，必須在任何時候都有公司秘書
- 私人公司的公司秘書必須是通常居住在香港的自然人，或在香港有註冊辦事處的法人團體
- 公司秘書職位懸空超過 6 個月，公司及每名責任人均可被檢控
- 最高罰款 HK$50,000，另加每日罰款 HK$1,000
公司秘書的職責
法定合規事務
| 職責 | 法律依據 | 截止要求 |
|---|---|---|
| 提交周年申報表（NAR1） | Cap. 622 第 662 及 664 條 | 成立周年日後 42 天內 |
| 更新公司登記冊 | Cap. 622 第 645 條 | 變動後 15 天內 |
| 維護 SCR | Cap. 622 第 653A-653ZH 條 | 知悉變更後盡快 |
| 保存法定記錄 | Cap. 622 各相關條文 | 持續性 |
| 確保註冊地址有效 | Cap. 622 第 658 條 | 持續性 |
行政管理事務
- 處理商業登記證續期
- 協助董事會及股東大會的召開和記錄
- 管理公司章程細則的修訂
- 處理股份轉讓和配發手續
誰可以擔任公司秘書？
- 如果公司只有一名董事，該董事不可同時擔任公司秘書
- 提供公司秘書服務的機構必須持有 TCSP 牌照
自聘 vs 外判：哪個更適合你？
| 比較項目 | 自聘 | 外判 |
|---|---|---|
| 費用 | 表面零成本 | HK$1,300 - 3,800/年 |
| 專業知識 | 有限 | 專業團隊 |
| 截止日追蹤 | 需自行記住 | 自動提醒 |
| 風險 | 錯漏風險較高 | 專業把關 |
專家建議：對於大部分中小企來說，外判公司秘書服務是最具成本效益的選擇。
如何選擇公司秘書服務？
- TCSP 牌照 — 法律硬性要求
- 專業團隊背景 — CPA 或法律背景更專業
- 透明定價 — 注意隱藏收費
- 響應速度 — 政府文件有嚴格截止日期
- 線上管理平台 — 隨時查看合規狀態
- 客戶支援語言 — 確認語言支援
公司秘書費用比較
| 服務商 | 年費（HK$） | 包含服務 |
|---|---|---|
| 低價方案 | $400 - $800 | 基本秘書服務 |
| AIcountant 基本版 | $1,300 | 秘書 + NAR1 + 地址 + 郵件轉發 |
| 中價方案 | $1,950 - $2,380 | 秘書 + 地址 + 基本支援 |
| AIcountant 進階版 | $2,499 | 基本版 + 董事變更 + 股份轉讓 + SCR + 優先支援 |
| 高價方案 | $3,000 - $3,800 | 全包 |
不委任公司秘書的後果
- 罰款：最高 HK$50,000 + 每日 HK$1,000
- 無法提交周年申報表
- 銀行帳戶風險
- 商業信譽受損
- 董事個人責任
常見問題
公司秘書和行政秘書有什麼分別？
公司秘書是法定職位，負責公司合規及法定申報。行政秘書是一般行政人員。兩者性質完全不同。
董事可以兼任公司秘書嗎？
如果公司只有一名董事，不可以。有兩名或以上董事，其中一名可以兼任，前提是通常居住在香港。
外國人擁有的香港公司也需要公司秘書嗎？
是的。不論股東或董事國籍，香港有限公司就必須委任公司秘書。