公司秘書是什麼？為何每間香港公司都必須有一名

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資格、程序及罰則以《公司條例》及公司註冊處最新公佈為準。

公司秘書實際做什麼？

三個範疇，其中第一項才是重點。

一、法定申報。 這是核心，全部有死線：

二、會議與決議。 協助召開周年成員大會、備存會議記錄、處理書面決議。

三、對外聯絡。 作為公司與公司註冊處之間的聯絡點，代收政府信件。

留意這些全部不包括做帳、審計或報稅——那是另一批工作，見下文分工。

誰可以擔任？

自然人——須通常居於香港。

法人團體——註冊辦事處須設於香港，或在香港設有營業地點。

兩個常見的誤解要說清楚：

一、唯一董事不可兼任。 公司只有一名董事時，該董事不可以同時做公司秘書。這是最多一人公司踩中的一條。有兩名或以上董事，其中一名可以兼任（前提是通常居於香港）。

二、提供服務的公司要有 TCSP 牌照。 委託外判時，先確認對方持牌——這不是加分項，是法定要求。

公司秘書、會計師、律師——如何分工？

三個角色經常被混為一談，其實界線清晰：

實務上最容易漏的是：公司秘書的工作全年都在跑，而會計與審計是週期性的。 很多老闆年結時才想起找人，那時公司秘書那批死線可能已經過了幾條。

自聘還是外判？

實際判斷很簡單：你有沒有把握記住那幾條死線，並在變動發生後 15 日內完成申報？

答得到「有」，自聘沒有問題（前提是不止一名董事）。答不到，外判的年費通常低過一次遲交周年申報表的代價。

沒有委任會有什麼後果？

第一層——違法。 沒有公司秘書即屬違反第 474 條，公司及每名責任人可被檢控，罰款可達 HK$50,000，持續違例另有每日罰款。

第二層——申報停擺。 沒有人處理，周年申報表、登記冊更新、變動申報全部會積壓，罰款逐條累積。

第三層——連鎖影響。 銀行覆核、買家盡職審查、申請貸款時，都會看你的申報紀錄是否齊全。積壓的申報會直接變成談判上的弱點。

費用大概是什麼水平？

市場上差異很大，由數百到數千元不等，關鍵是看清楚包含什麼。

收費低的方案通常只涵蓋最基本的秘書職責；較高的方案會包含註冊地址、郵件轉發及進階合規支援。比較時要逐項對，不要只比年費數字。

我們的公司秘書服務年費 HK$1,300，包含周年申報表（NAR1）、重要控制人登記冊備存、公司資料變更通知及合規提醒。

註冊地址與郵件轉發是獨立項目（HK$2,000 / 年），需要才選購——說清楚是想避免日後對帳時有落差。收費在下單前列明，沒有隱藏費用。

揀服務商，應該比什麼？

年費數字最容易比，但最不能反映實際成本。真正要問的是以下七樣。

一、有沒有持牌？ 在香港以業務形式提供公司秘書、註冊地址等服務，屬**信託或公司服務提供者（TCSP）**的受規管業務，服務商須持有相關牌照。這一項應該第一個問。

二、第二年、第三年收多少？ 首年低價、次年跳價是最常見的做法。問三年總額，不要只問今年。

三、變更收不收費？ 改地址、改董事、發股份、出一份證明文件——有些服務商每項另計。如果你預計一年內會有股東或董事變動，這筆可以遠超年費本身。

四、包含哪些項目？ 註冊地址、郵件轉發、重要控制人登記冊維護、合規提醒——逐項對，不要假設「秘書服務」四個字包含全部。

五、有沒有線上平台看進度？ 要找一份三年前的文件時，是自己翻郵箱，還是登入就見到？這一項平時不覺得重要，換人或者做盡職審查時就會知道分別。

六、語言支援夠不夠？ 有內地股東或海外董事的話，繁／簡／英三語都要顧。

七、一站式還是分散多間？ 秘書、記帳、審計在同一邊，年結時不用三方互相等資料；分開找則各自可以揀最強的一間。沒有標準答案，但要有意識地揀，不要因為「順手」而變成分散。

傳統會計師行 vs 網上一站式平台

兩種做法各有取捨，不存在哪一種一定好：

簡單講：個案愈標準，平台愈划算；個案愈特殊（集團架構、跨境、有爭議），愈值得找有經驗的人手處理。

折衷做法：部分外判

如果想省成本又不想完全自己做，可以：平時自己保存記錄與更新登記冊，只把周年申報與法定表格外判，有變動時才按次找人處理。

但要先算一算——按次收費加起來，經常貴過全包方案。這個做法適合變動極少的公司，不適合股東董事經常有變的。

常見問題

公司秘書與行政秘書有什麼分別？

完全不同。公司秘書是法定職位，對外向公司註冊處負責；行政秘書是公司內部的行政人員，沒有法定角色。

外國人擁有的香港公司也要委任嗎？

要。不論股東或董事的國籍，只要是香港註冊的有限公司，都必須委任。這亦是非本地人開公司時必須安排本地公司秘書的原因。

想換公司秘書可以嗎？

可以，而且過程不複雜——但要確保交接期間職位不會懸空。做法見公司秘書轉入指南。

這件事的本質是「有沒有人記住」

公司秘書的工作不難，難在每年重複、分散在不同月份、而且逾期沒有補救餘地。

一條 42 日、幾條 15 日、加上商業登記與報稅——分開看每條都簡單，加起來就變成一張要有人盯住的日程表。

想把這張日程表交出去？立即開始，或者搵我哋傾下先。

本文為一般資訊，不構成法律意見。公司秘書的資格、職責及罰則以《公司條例》（第 622 章）及公司註冊處最新公佈為準。