公司秘书是什么？为何每间香港公司都必须有一名

重点速览

资格、程序及罚则以《公司条例》及公司注册处最新公布为准。

公司秘书实际做什么？

三个范畴，其中第一项才是重点。

一、法定申报。 这是核心，全部有期限：

二、会议与决议。 协助召开周年成员大会、备存会议记录、处理书面决议。

三、对外联络。 作为公司与公司注册处之间的联络点，代收政府信件。

留意这些全部不包括记账、审计或报税——那是另一批工作，见下文分工。

谁可以担任？

自然人——须通常居于香港。

法人团体——注册办事处须设于香港，或在香港设有营业地点。

两个常见的误解要说清楚：

一、唯一董事不可兼任。 公司只有一名董事时，该董事不可以同时做公司秘书。这是最多一人公司踩中的一条。有两名或以上董事，其中一名可以兼任（前提是通常居于香港）。

二、提供服务的公司要有 TCSP 牌照。 委托外包时，先确认对方持牌——这不是加分项，是法定要求。

公司秘书、会计师、律师——如何分工？

三个角色经常被混为一谈，其实界线清晰：

实务上最容易漏的是：公司秘书的工作全年都在跑，而会计与审计是周期性的。 很多老板年结时才想起找人，那时公司秘书那批期限可能已经过了几条。

自聘还是外包？

实际判断很简单：您有没有把握记住那几条期限，并在变动发生后 15 日内完成申报？

答得到「有」，自聘没有问题（前提是不止一名董事）。答不到，外包的年费通常低过一次逾期递交周年申报表的代价。

没有委任会有什么后果？

第一层——违法。 没有公司秘书即属违反第 474 条，公司及每名责任人可被检控，罚款可达 HK$50,000，持续违例另有每日罚款。

第二层——申报停摆。 没有人处理，周年申报表、登记册更新、变动申报全部会积压，罚款逐条累积。

第三层——连锁影响。 银行复核、买家尽职审查、申请贷款时，都会看您的申报纪录是否齐全。积压的申报会直接变成谈判上的弱点。

费用大概是什么水平？

市场上差异很大，由数百到数千元不等，关键是看清楚包含什么。

收费低的方案通常只涵盖最基本的秘书职责；较高的方案会包含注册地址、邮件转发及进阶合规支持。比较时要逐项对，不要只比年费数字。

我们的公司秘书服务年费 HK$1,300，包含周年申报表（NAR1）、重要控制人登记册备存、公司资料变更通知及合规提醒。

注册地址与邮件转发是独立项目（HK$2,000 / 年），需要才选购——说清楚是想避免日后对账时有落差。收费在下单前列明，没有隐藏费用。

挑服务商，应该比什么？

年费数字最容易比，但最不能反映实际成本。真正要问的是以下七样。

一、有没有持牌？ 在香港以业务形式提供公司秘书、注册地址等服务，属**信托或公司服务提供者（TCSP）**的受规管业务，服务商须持有相关牌照。这一项应该第一个问。

二、第二年、第三年收多少？ 首年低价、次年跳价是最常见的做法。问三年总额，不要只问今年。

三、变更收不收费？ 改地址、改董事、发股份、出一份证明文件——有些服务商每项另计。如果您预计一年内会有股东或董事变动，这笔可以远超年费本身。

四、包含哪些项目？ 注册地址、邮件转发、重要控制人登记册维护、合规提醒——逐项对，不要假设「秘书服务」四个字包含全部。

五、有没有线上平台看进度？ 要找一份三年前的文件时，是自己翻邮箱，还是登录就见到？这一项平时不觉得重要，换人或者做尽职审查时就会知道分别。

六、语言支持够不够？ 有内地股东或海外董事的话，繁／简／英三语都要顾。

七、一站式还是分散多间？ 秘书、记账、审计在同一边，年结时不用三方互相等资料；分开找则各自可以挑最强的一间。没有标准答案，但要有意识地挑，不要因为「顺手」而变成分散。

传统会计师行 vs 网上一站式平台

两种做法各有取舍，不存在哪一种一定好：

简单讲：个案愈标准，平台愈划算；个案愈特殊（集团架构、跨境、有争议），愈值得找有经验的人手处理。

折衷做法：部分外包

如果想省成本又不想完全自己做，可以：平时自己保存记录与更新登记册，只把周年申报与法定表格外包，有变动时才按次找人处理。

但要先算一算——按次收费加起来，经常贵过全包方案。这个做法适合变动极少的公司，不适合股东董事经常有变的。

常见问题

公司秘书与行政秘书有什么分别？

完全不同。公司秘书是法定职位，对外向公司注册处负责；行政秘书是公司内部的行政人员，没有法定角色。

外国人拥有的香港公司也要委任吗？

要。不论股东或董事的国籍，只要是香港注册的有限公司，都必须委任。这也是非本地人开公司时必须安排本地公司秘书的原因。

想换公司秘书可以吗？

可以，而且过程不复杂——但要确保交接期间职位不会悬空。做法见公司秘书转入指南。

这件事的本质是「有没有人记住」

公司秘书的工作不难，难在每年重复、分散在不同月份、而且逾期没有补救余地。

一条 42 日、几条 15 日、加上商业登记与报税——分开看每条都简单，加起来就变成一张要有人盯住的日程表。

想把这张日程表交出去？立即开始，或者联系我们。

本文为一般资讯，不构成法律意见。公司秘书的资格、职责及罚则以《公司条例》（第 622 章）及公司注册处最新公布为准。