香港公司法定记录册：5 本簿如何备存、放在哪里（2026）

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最多人误会那点：「无须交去政府」不等于「无须有」。这 5 本簿是公司自己拿着，但有权查阅的人一开口，您要即刻拿得出——拿不出才是问题所在。

5 本簿分别记什么？

成员（股东）登记册——记下谁是股东、何时入股、持多少股。公司股权的第一手凭证就是这一本；日后卖盘、增资、银行做背景查阅，对方第一样要看的通常就是它。

董事登记册（第 641 条）——记下董事资料。有个细节要留意：董事的通常住址与完整身分识别号码属「受保护资料」，不会在供公众查阅的版本上披露；公众版本以通讯地址取代通常地址，身分识别号码只显示部分数字。

公司秘书登记册（第 648 条）——条例容许这本与董事登记册分开备存。如果公司秘书是自然人，登记册要记载对方的「通讯地址」而不是「通常地址」（第 650(1)(a) 条）——很多人随手照抄住家地址下去，其实条文写得很清楚。

重要控制人登记册——记公司背后真正的控制人。所有在香港成立为法团或经迁册的公司（上市公司除外）都要备存，2018 年 3 月 1 日起实施。谁才算「重要控制人」，可以看重要控制人登记册全攻略。

押记登记册——记公司资产上设定了的押记。没有借贷、没有抵押的公司，内容是一片空白，但这本簿本身仍然要存在。

这些簿可不可以放在秘书公司？

可以，但有条件。条例写明这些登记册要放在公司注册办事处，或者《公司纪录（查阅及提供文本）规例》（第 622I 章）订明的香港境内地方（第 641(3)、648(3) 条）。重点就是「香港」两个字——搬去内地办公室放，不符合。

拣了注册办事处以外的地方（例如秘书公司），就要在首次在该地方备存后、或备存地点有变后 15 日内，向公司注册处交表格 NR2（登记册及公司纪录备存地点通知书）。这张表最多人漏：搬完写字楼、换了秘书公司，簿跟着搬，NR2 没有交。注册办事处本身搬迁就是另一件事，看注册办事处地址如何拣如何改。

谁有权打开来看？

不是人人想看就看，也不是完全密封。

重要控制人登记册最清楚：无须交去公司注册处，但要备存好供执法人员查阅。至于其他登记册与公司纪录，可以在哪里查、如何查、要不要付费用，由《公司纪录（查阅及提供文本）规例》（第 622I 章）订明——即是有法定规矩，不是公司自己作主。而公司自己那本簿记得多齐，与对外披露多少，是两回事：董事的通常住址与完整身分识别号码属受保护资料，公众查阅版本不会全部显示。

重要控制人登记册为何要另外花心机？

因为它多了一项人手要求：每间公司须指定至少一名「指定代表」，协助执法人员处理这本登记册。

指定代表不是随便找个人挂个名。按公司注册处指引，对方须要是公司的股东、董事或雇员（而且是居于香港的自然人），或者是会计专业人士、法律专业人士，又或者持牌信托或公司服务提供者。老板自己或一位长驻香港的同事做得到；但股东董事全部不在香港，实务上就要交给服务提供者——AIcountant 本身是香港持牌信托或公司服务提供者（TCSP），这个角色可以由我们承担。

不备存，实际会怎样？

《公司条例》的备存与申报规定不是建议。未有遵从，公司及其每名责任人（包括每名董事、公司秘书与经理）都可能被检控，一经定罪可处失责罚款，持续失责还有按日计算的罚款。就交付指明通知而言，未有按时交付每次最高罚款 HK$25,000，持续失责另加每日 HK$700。

罚款以外，更常见的痛是「拿不出簿」：银行复核、买家做尽职审查、股权有争拗要证明谁是股东——到时才临急补做，日期与事实对不上，补的东西本身变成新问题。

一间新公司，开头应该办妥什么？

三步：① 开齐 5 本登记册，不适用的（例如没有押记）都要有一本空簿；② 决定放在注册办事处还是其他香港地址，不是注册办事处就 15 日内交 NR2；③ 委任指定代表，写下是哪一个。之后每次换董事、换秘书、股权变动，簿与表格一同更新——周年申报表 NAR1 只是年度一次的快照，日常维护要靠这几本簿与会议记录及决议。

公司开了一段时间，而以上有几样您答不到「在哪里」与「谁负责」，值得请人检视一次，这类补做工夫愈早做愈便宜。联络我们，或者您已经打算找人接手日常公司秘书工作，可以立即开始。

本文资料以公司注册处（cr.gov.hk）最新公布为准；表格费用及行政安排政府会不时调整，请以官网最新公布为准。本文只作一般参考，不构成专业意见，个别情况请咨询专业人士。