香港公司法定記錄冊：5 本簿如何備存、放在哪裡（2026）

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最多人誤會那點：「無須交去政府」不等於「無須有」。這 5 本簿是公司自己拿着，但有權查閱的人一開口，你要即刻拿得出——拿不出才是問題所在。

5 本簿分別記些什麼？

成員（股東）登記冊——記下誰是股東、何時入股、持多少股。公司股權的第一手憑證就是這一本；日後賣盤、增資、銀行做背景查閱，對方第一樣要看的通常就是它。

董事登記冊（第 641 條）——記下董事資料。有個細節要留意：董事的通常住址與完整身分識別號碼屬「受保護資料」，不會在供公眾查閱的版本上披露；公眾版本以通訊地址取代通常地址，身分識別號碼只顯示部分數字。

公司秘書登記冊（第 648 條）——條例容許這本與董事登記冊分開備存。如果公司秘書是自然人，登記冊要記載他的「通訊地址」而不是「通常地址」（第 650(1)(a) 條）——很多人隨手照抄住家地址下去，其實條文寫得很清楚。

重要控制人登記冊——記公司背後真正的控制人。所有在香港成立為法團或經遷冊的公司（上市公司除外）都要備存，2018 年 3 月 1 日起實施。誰才算「重要控制人」，可以看重要控制人登記冊全攻略。

押記登記冊——記公司資產上設定了的押記。沒有借貸、沒有抵押的公司，內容是一片空白，但這本簿本身仍然要存在。

這些簿可不可以放在秘書公司？

可以，但有條件。條例寫明這些登記冊要放在公司註冊辦事處，或者《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》（第622I章）訂明的香港境內地方（第 641(3)、648(3) 條）。重點就是「香港」兩個字——搬去內地辦公室放，不符合。

揀了註冊辦事處以外的地方（例如秘書公司），就要在首次在該地方備存後、或備存地點有變後 15 日內，向公司註冊處交表格 NR2（登記冊及公司紀錄備存地點通知書）。這張表最多人漏：搬完寫字樓、換了秘書公司，簿跟着搬，NR2 沒有交。註冊辦事處本身搬遷就是另一件事，看註冊辦事處地址如何揀如何改。

誰有權打開來看？

不是人人想看就看，也不是完全密封。

重要控制人登記冊最清楚：無須交去公司註冊處，但要備存好供執法人員查閱。至於其他登記冊與公司紀錄，可以在哪裡查、如何查、要不要付費用，由《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》（第622I章）訂明——即是有法定規矩，不是公司自己作主。而公司自己那本簿記得多齊，與對外披露多少，是兩回事：董事的通常住址與完整身分識別號碼屬受保護資料，公眾查閱版本不會全部顯示。

重要控制人登記冊為何要另外花心機？

因為它多了一項人手要求：每間公司須指定至少一名「指定代表」，協助執法人員處理這本登記冊。

指定代表不是隨便找個人掛個名。按公司註冊處指引，對方須要是公司的股東、董事或僱員（而且是居於香港的自然人），或者是會計專業人士、法律專業人士，又或者持牌信託或公司服務提供者。老闆自己或一位長駐香港的同事做得到；但股東董事全部不在香港，實務上就要交給服務提供者——AIcountant 本身是香港持牌信託或公司服務提供者（TCSP），這個角色可以由我們承擔。

不備存，實際會點？

《公司條例》的備存與申報規定不是建議。未有遵從，公司及其每名責任人（包括每名董事、公司秘書與經理）都可能被檢控，一經定罪可處失責罰款，持續失責還有按日計算的罰款。就交付指明通知而言，未有按時交付每次最高罰款 HK$25,000，持續失責另加每日 HK$700。

罰款以外，更常見的痛是「得不出簿」：銀行覆核、買家做盡職審查、股權有爭拗要證明誰是股東——到時才臨急補做，日期與事實對不上，補的東西本身變成新問題。

一間新公司，開頭應該辦妥什麼？

三步：① 開齊 5 本登記冊，不適用的（例如沒有押記）都要有一本空簿；② 決定放在註冊辦事處還是其他香港地址，不是註冊辦事處就 15 日內交 NR2；③ 委任指定代表，寫下是哪一個。之後每次換董事、換秘書、股權變動，簿與表格一同更新——周年申報表 NAR1 只是年度一次的快照，日常維護要靠這幾本簿與會議記錄及決議。

公司開了一段時間，而以上有幾樣你答不到「在哪裡」與「誰負責」，值得請人檢視一次，這類補做工夫愈早做愈便宜。搵我哋傾下先，或者你已經打算找人接手日常公司秘書工作，可以立即開始。

本文資料以公司註冊處（cr.gov.hk）最新公佈為準；表格費用及行政安排政府會不時調整，請以官網最新公佈為準。本文只作一般參考，不構成專業意見，個別情況請諮詢專業人士。