公司绿盒里面有什么？哪些法定必须、哪些只是传统

重点速览

最容易误会的一点：「绿盒」听起来像一件法定装备，其实法例只规定公司要有那几类文件与记录，从来没有规定要用一个绿色的盒装起来。

绿盒从何而来？

传统上，秘书公司或会计师行为客户注册公司后，会把整套公司文件与印章放入一个绿色硬盒交付——「绿盒」之名由此而来。颜色是行业传统，没有任何法律意义；有些服务商用蓝色、黑色，内容完全一样。

所以评价一间服务商，不要看盒有多漂亮，要看盒里面的东西齐不齐、之后有没有人为您持续更新。

逐件拆解：盒里面通常有什么

章程细则印刷本（通常数本）——公司的规则手册，订明股份、董事权力、会议程序。开银行账户、签大额合同时，对方经常要求提供核证副本。章程写什么、可不可以改，见香港公司章程细则指南。

法定记录册——共 5 本：成员（股东）、董事、公司秘书、重要控制人、押记登记册。这是绿盒里面法律含量最高的部分，每次股权变动、更换董事都要更新。每本记什么、罚则如何，见法定记录册全攻略。

股票簿——一本连存根的空白股票，向股东发出作持股凭证，存根留底。日后股份转让、银行查证股权，都会用到。

三个印章——签名章（长方胶印，刻上公司名与「For and on behalf of」字样，签支票文件时盖在签名旁）；小圆章（圆形胶印，盖收据、报价单等日常文件）；钢印（法团印章，金属制、公司名以镌刻方式刻上，压在纸上有凹凸纹）。

哪些是法定必须？哪些只是传统？

分界线很清楚：文件与记录是必须的，印章全部不是。

章程——每间公司必须有。法定记录册——必须备存，而且有查阅与罚则规定。股票——公司须向股东发出。

至于三个印章：钢印自 2014 年 3 月起已非强制（《公司条例》第 124 条），公司按条例由获授权签署人签署，效力等同盖印——详见公司印章与签署指南。签名章与小圆章更加从来不是法律要求：银行认的是签署授权与签名式样，不是那个胶印。

要留意的反而是另一样不在绿盒里的东西：商业登记证要在营业地点展示——这张证书是税务局发出的，与绿盒是两回事。

一定要买绿盒吗？

不一定。应该问服务商的不是「有没有盒」，而是三条实际问题：

一、章程、记录册、股票有没有齐？ 这三类是法定必须，缺一不可。

二、记录册放在哪里、谁负责更新？ 开了盒放在柜底不更新，出事时一样拿不出合规的记录。

三、我需不需要印章？ 日常只签本地合同、开发票的公司，没有钢印完全不妨碍做生意；经常与海外银行、内地机构往来，备一个或者方便些。

可以不用实体簿，改用电子方式吗？

可以。《公司条例》容许公司纪录以印本或电子形式备存，电子形式须确保可以重印为印本（第 655 条）。实务上，越来越多公司的记录册由秘书公司以电子系统维护，需要时打印——合规角度没有问题，重点是内容准确、更新及时。

记录册要放在哪里？

法例规定放在公司注册办事处，或《公司条例》规例订明的香港境内其他地方（例如秘书公司）。不是放在注册办事处的话，要在 15 日内向公司注册处交表格 NR2 通知备存地点——这张表最多人漏。详情见法定记录册全攻略。

刚开公司，绿盒到手之后做什么？

拿到绿盒不是终点——记录册要开始维护、商业登记证要展示、之后每年还有周年申报。整套时序见开公司后的合规清单。

我们为您注册公司时，会把法定文件与记录册一次过办妥，之后由持牌公司秘书持续更新，不会开完盒就不管。立即开始，或者联络我们。

本文为一般资讯，不构成法律意见。法定备存要求以《公司条例》及公司注册处最新公布为准；个别情况请咨询专业人士。