香港公司印章与签署：仍然需不需要刻钢印？（2026）

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最易弄错的一点：「不强制」不等于「不可以有」。公司仍然可以自愿备存法团印章；一旦有，它就是一件要好好保管的东西，因为对外看来它代表整间公司。

我的公司到底仍然需不需要刻个钢印？

法律上无须。新《公司条例》第 124(1) 条订明，备存及使用法团印章不再是强制性，公司可以自行选择。

实际如何决定？看您的对手方多于看法例。有些海外银行、内地机构、招标文件仍然习惯要见到公司印章，不想每次都要解释香港法例，备一个都方便。相反，如果您日常只是签本地合约与开发票，没有印章完全不会妨碍您做生意。

一个折衷做法：不刻法团印章，但备一个公司名的普通橡皮印做行政用途——记住两者性质不同，普通印章没有第 127 条那种签立效力。

没有印章，文件如何才算是「公司签的」？

第 127(3) 条分两种情况：公司只有一名董事，由该董事代表公司签署；公司有 2 名或以上董事，由两名获授权签署人代表公司签署。

而第 127(5) 条就是关键那句：按第 127(3) 条签署、并且在文件中说明是由该公司签立的文件，效力等同该文件已经盖上公司法团印章签立。

所以「在文件中说明」这一步不可以省。签名栏不要只写一个人名，要写明该文件是由该公司签立、签署人以什么身分签。同一个签名，写清楚与没有写清楚，法律效果可以差很远。另外，旧条例年代那套惯例——每份要盖印的文书由一名董事签，再由秘书、另一名董事或者董事委派的人加签——已经被第 127 条取代；仍然沿用旧模板的公司，是时候更新签署页。

「获授权签署人」到底谁算？如何写才稳妥？

这一点要按条文与公司自己的章程细则看，不可以一概而论。实务上稳妥做法是由董事会通过一份决议，写清楚三样东西：哪些职位或者谁人可以代公司签、可以签哪类文件、有没有金额或事项上限（例如超过某个数要两位董事一同签）。

决议做完要归档——这类授权决议属于要保存的公司纪录，法例要求决议及会议纪录最少保存 10 年（详情看会议记录与决议要留多久）。日后有人质疑「当年谁批准他签」，拿得出决议就无须争辩。换董事时亦记得顺手更新授权名单与银行签署安排；换人本身的法定申报是另一件事，看更换董事如何做。

电子签名在香港有没有法律效力？

有框架。《电子交易条例》（第553章）处理电子纪录与电子签署的法律地位；日常商业合约、内部批核、供应商文件用电子方式签署，在香港是可行的。但两件事要清醒：不同平台的电子签名，可靠程度与举证能力差很远——有审计轨迹、有身分核实的方案，与「在 PDF 贴张签名图」是两回事；而更重要的是，不是所有文件都可以用电子方式处理。

哪些文件不可以单靠电子签？

《电子交易条例》第 3 条及附表 1 订明，条例若干条文并不适用于某些类别文件。被排除的例子包括遗嘱、信托、法定声明、誓章、授权书、法庭命令、手令、可流转票据，以及有关土地或物业交易的文件或文书等——原因是这类交易本身的严肃性、重要性与复杂性，立法时刻意将它们留在传统签署程序之内。

对中小企来说最常撞到的是：买卖物业、做授权书（例如授权人代您处理公司事务）、要做誓章或法定声明的场合。这几类千万不要用电子签草草处理。另外附表 1 曾经多次修订，逐项现行内容会变；手上那份文件性质介乎两者之间的话，签之前翻开附表 1 现行版本核实，好过事后才发现文件不生效。

印章仍在公司，如何保管才安全？

如果您决定备存法团印章，就要当它是贵重物品处理。实务上三个常见疏忽：印与空白信纸锁上同一个柜、锁匙全公司都拿得到、盖印没有任何登记。

稳妥做法不复杂——印章锁起并指定专人保管；每次用印做一行简单登记（日期、文件、谁批准、谁盖）；用印与批准分开两个人。公司规模小时看来多余，但当您开始有员工、有海外分支、有几个股东，这就是防止「不知道谁盖了」的唯一办法。万一印章遗失或怀疑给人乱用，不要静静重新刻一个就算，先弄清楚期间有没有文件被盖过。

不想每次签文件都要问「这样签行不行」？

大部分老板撞到印章与签署问题，都是在赶着交文件那一刻。不如一次过处理妥当：确认公司有没有法团印章、按第 127 条写定标准签署页模板、董事会通过一份授权签署决议、决定哪类文件不用电子签。

这些东西通常与日常公司秘书工作一同做——决议起草、纪录归档、法定记录册维护，本身就是同一份工作。想有人为您盯着，联络我们；已经打算委托他人接手，可以立即开始。

本文资料以公司注册处（cr.gov.hk）及数字政策办公室有关《电子交易条例》（第553章）的最新公布为准；附表 1 排除文件类别曾多次修订，签署前请核对现行版本。本文只作一般参考，不构成专业意见，个别情况请咨询专业人士。