香港公司印章與簽署：仍然需不需要刻鋼印？（2026）

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最易弄錯的一點：「不強制」不等於「不可以有」。公司仍然可以自願備存法團印章；一旦有，對方就是一件要好好保管的東西，因為對外看來它代表整間公司。

我的公司到底仍然需不需要刻個鋼印？

法律上無須。新《公司條例》第 124(1) 條訂明，備存及使用法團印章不再是強制性，公司可以自行選擇。

實際如何決定？看你的對手方多於看法例。有些海外銀行、內地機構、招標文件仍然習慣要見到公司印章，不想每次都要解釋香港法例，備一個都方便。相反，如果你日常只是簽本地合約與開發票，沒有印章完全不會妨礙你做生意。

一個折衷做法：不刻法團印章，但備一個公司名的普通橡皮印做行政用途——記住兩者性質不同，普通印章沒有第 127 條那種簽立效力。

沒有印章，文件如何才算是「公司簽的」？

第 127(3) 條分兩種情況：公司只有一名董事，由該董事代表公司簽署；公司有 2 名或以上董事，由兩名獲授權簽署人代表公司簽署。

而第 127(5) 條就是關鍵那句：按第 127(3) 條簽署、並且在文件中說明是由該公司簽立的文件，效力等同該文件已經蓋上公司法團印章簽立。

所以「在文件中說明」這一步不可以省。簽名欄不要只寫一個人名，要寫明該文件是由該公司簽立、簽署人以什麼身分簽。同一個簽名，寫清楚與沒有寫清楚，法律效果可以差很遠。另外，舊條例年代那套慣例——每份要蓋印的文書由一名董事簽，再由秘書、另一名董事或者董事委派的人加簽——已經被第 127 條取代；仍然沿用舊模板的公司，是時候更新簽署頁。

「獲授權簽署人」到底誰算？如何寫才穩妥？

這一點要按條文與公司自己的章程細則看，不可以一概而論。實務上穩妥做法是由董事會通過一份決議，寫清楚三樣東西：哪些職位或者誰人可以代公司簽、可以簽哪類文件、有沒有金額或事項上限（例如超過某個數要兩位董事一同簽）。

決議做完要歸檔——這類授權決議屬於要保存的公司紀錄，法例要求決議及會議紀錄最少保存 10 年（詳情看會議記錄與決議要留多久）。日後有人質疑「當年誰批准他簽」，拿得出決議就無須爭辯。換董事時亦記得順手更新授權名單與銀行簽署安排；換人本身的法定申報是另一件事，看更換董事如何做。

電子簽名在香港有沒有法律效力？

有框架。《電子交易條例》（第553章）處理電子紀錄與電子簽署的法律地位；日常商業合約、內部批核、供應商文件用電子方式簽署，在香港是可行的。但兩件事要清醒：不同平台的電子簽名，可靠程度與舉證能力差很遠——有審計軌跡、有身分核實的方案，與「在 PDF 貼張簽名圖」是兩回事；而更重要的是，不是所有文件都可以用電子方式處理。

哪些文件不可以單靠電子簽？

《電子交易條例》第 3 條及附表 1 訂明，條例若干條文並不適用於某些類別文件。被排除的例子包括遺囑、信託、法定聲明、誓章、授權書、法庭命令、手令、可流轉票據，以及有關土地或物業交易的文件或文書等——原因是這類交易本身的嚴肅性、重要性與複雜性，立法時刻意將它們留在傳統簽署程序之內。

對中小企來說最常撞到的是：買賣物業、做授權書（例如授權人代你處理公司事務）、要做誓章或法定聲明的場合。這幾類千萬不要用電子簽草草處理。另外附表 1 曾經多次修訂，逐項現行內容會變；手上那份文件性質介乎兩者之間的話，簽之前翻開附表 1 現行版本核實，好過事後才發現文件不生效。

印章仍在公司，如何保管才安全？

如果你決定備存法團印章，就要當它是貴重物品處理。實務上三個常見疏忽：印與空白信紙鎖上同一個櫃、鎖匙全公司都拿得到、蓋印沒有任何登記。

穩妥做法不複雜——印章鎖起並指定專人保管；每次用印做一行簡單登記（日期、文件、誰批准、誰蓋）；用印與批准分開兩個人。公司規模小時看來多餘，但當你開始有員工、有海外分支、有幾個股東，這就是防止「不知道誰蓋了」的唯一辦法。萬一印章遺失或懷疑給人亂用，不要靜靜重新刻一個就算，先弄清楚期間有沒有文件被蓋過。

不想每次簽文件都要問「這樣簽行不行」？

大部分老闆撞到印章與簽署問題，都是在趕着交文件那一刻。不如一次過處理妥當：確認公司有沒有法團印章、按第 127 條寫定標準簽署頁模板、董事會通過一份授權簽署決議、決定哪類文件不用電子簽。

這些東西通常與日常公司秘書工作一同做——決議起草、紀錄歸檔、法定記錄冊維護，本身就是同一份工作。想有人幫你盯著，搵我哋傾下先；已經打算委託他人接手，可以立即開始。

本文資料以公司註冊處（cr.gov.hk）及數字政策辦公室有關《電子交易條例》（第553章）的最新公佈為準；附表 1 排除文件類別曾多次修訂，簽署前請核對現行版本。本文只作一般參考，不構成專業意見，個別情況請諮詢專業人士。