香港公司文件公證與認證：何時要、如何做（2026）

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最易誤解那點：Apostille 不是一張「萬能認證」。國際公證人辦理的文件供海外使用，送往中國內地的文件除外——下單前先弄清楚份文件送去哪個國家或者地區。

「公證」與「認證」有什麼分別？

公證是有人用專業身分證明「這份文件、這個簽名或者這件事是真的」；**認證（加簽）**是再上一層，由官方機構證明「做公證那位真的有這個資格」。順序是先公證、後認證，不是二揀一。

做到哪一層由收文件那方決定，內地更加行另一套。開工前向對方取得一句白紙黑字的要求——做多了的錢一樣收不回。

份文件送去中國內地用，應該找誰？

找中國委託公證人——不是香港本地資格，而是由中華人民共和國司法部委任。按《中國委託公證人（香港）管理辦法》（司法部令第 69 號），須具備香港認可律師資格、執業十年以上，並經司法部培訓、通過筆試面試及考核合格。

很多人以為做完公證就完事。實務上，發生在香港的法律行為、有法律意義的事實與文書，經中國委託公證人出具證明後，一般還要經中國法律服務（香港）有限公司審核、登記及加章轉遞，才可以在內地使用；欠了那層，內地部門很多時不會受理。

送去海外用的呢？公證人（Notary Public）如何揀？

送去內地以外的地方，一般找香港的公證人（Notary Public）。他們負責證明、核證文件，以及監督宣誓、誓詞或聲明；名單一般由香港律師會按高等法院簽發的委任證明書編制，多數是有相當年資的執業律師。

實務上看三樣：有沒有經常處理你目的地國家的文件、肯不肯代辦後續加簽與快遞、以及排期。收費各行不一沒有統一價目表，請對方連加簽與寄件一併報價會穩妥些。

海牙認證（Apostille）如何做、多少錢、等多久？

香港的主管當局是高等法院司法常務官。每項加簽服務申請費用為港幣 125 元，另須支付銀行收取的附加交易收費；政府收費會不時調整，下單前上司法機構網頁核實。

親身在高等法院登記處加簽服務組遞交，一般需時兩個工作天；海外郵寄由收妥文件起計一般需時兩星期，趕死線就不要用郵寄。司法機構亦已在 2025 年 9 月推行電子文件加簽服務（e-Apostille），可以線上提交申請，另設電子預約。

兩個工作天只是加簽那一步，前面找公證人與後面寄件要另計，預兩三個星期會安心些。

中小企最常要公證的是哪幾份文件？

最常見有幾類：公司註冊文件（法團成立證明書、商業登記證、周年申報表）的核證副本、董事或股東決議、授權書，以及董事身分證明。用途通常是海外開戶口、在內地或海外設分支子公司、投標，或者處理商標與大額合約。

要哪幾份、要不要加簽由對方決定：銀行做資料收集與身份核實要的東西，與投標單位要的往往不同。做完留一份掃描本歸檔，同一批文件半年後很多時再用。銀行那邊如何準備，看香港公司銀行開戶攻略；股東董事不在香港的安排，看非本地客戶指南。

不想自己摸索行哪條路？

公證與加簽本身一定要由公證人、中國委託公證人與高等法院處理，我們不會亦不可以代做。但前面那堆功夫——確認對方要什麼、抽齊公司註冊文件與核證副本、起草要公證的決議、排期不要撞死線——就是公司秘書日常在做的東西。

手上有一封「請提供經公證的公司文件」的電郵但不知道第一步做什麼，搵我哋傾下先；剛剛開公司、預了之後用到這批文件，可以立即開始。要公證的是股東決議，順手一併看週年股東大會需不需要開。

本文資料以香港司法機構（judiciary.hk）最新公佈為準；加簽費用、處理時間及公證安排會不時調整。本文只作一般參考，不構成專業意見，個別情況請諮詢專業人士。