更换香港公司秘书指南：流程、要多久、会不会断合规

重点速览

服务条款、收费及退款安排以服务条款及订单页面所列为准。

什么情况下值得转？

不是不满意就一定要转——但以下几种情况，拖下去的成本通常高过转换的麻烦：

一、查询没有回复。 商业决定要等文件、等确认，而对方三五天不回，这个成本很难量化但很真实。

二、逐项加价。 年费看似便宜，但改地址、改董事、发股份、出一份文件都另外收钱。要比的是三年总额，不是首年报价。

三、没有主动提醒。 好的公司秘书服务最实际的价值，是在死线之前提醒您。周年申报逾期的登记费按日数累进——罚款一次就足以盖过全年服务费的差价。

四、秘书、会计、审计分散在不同供应商。 年结时三边互相等资料，时间都花在转述上。

五、全靠电邮与纸本。 要找一份三年前的文件，只能翻邮箱。

转入的四个步骤

一、先做状态检视。 这一步比想像中重要——很多公司在转之前不知道自己有未完成的申报、未更新的重要控制人登记册，或者董事资料与公司注册处记录不符。先查清楚，才知道转入之后要补什么。 我们会免费检视，可以致电 +852 9671 2165 或用联络表格。

二、向旧供应商取回文件。 见下一节的清单。这一步通常最花时间，我们可以代为索取。

三、递交法定变更通知。 由我们准备并向公司注册处递交更换公司秘书的法定通知；如同时转移注册地址，一并递交更改注册办事处地址的通知。您只需签署确认。

四、交接完成。 公司注册处确认变更后正式接手。我们会把所有文件整理并上载至客户门户，日后要找哪一份都有得查。

要取回哪些文件？

关键一句：这些文件属于公司，不属于服务商。 旧供应商有责任交还。万一遗失，部分文件可以向公司注册处申请副本。

需时多久？合规会不会断？

合计一般 3–7 个工作天，主要变数是旧供应商交文件的速度。公司注册处那一步不是瓶颈——电子递交的服务承诺是 12 小时内完成登记。

合规不会出现空档。 新秘书在旧秘书卸任的同时生效，中间没有「无秘书」的一天，周年申报与 SCR 备存等法定责任全程有人承接。

旧供应商不肯配合怎么办？

这是最多人担心的一点，答案是：不影响您转走。

更换公司秘书是公司的决定，不需要旧供应商同意——变更通知由公司递交，公司注册处按法定程序处理。旧供应商能拖延的只有交还文件那一步。

而文件方面，公司记录本身属于公司。如果对方拒绝交还，可以先向公司注册处取得可申请的副本，让转换照常进行；如果情况涉及争议，应该咨询律师——这一步属法律程序，不在公司秘书服务范围内。

费用怎么计？

秘书年费包含的是法定秘书职责——周年申报表、重要控制人登记册备存、公司资料变更通知、合规提醒。注册地址是独立的服务项目，需要的话另外选购。 说清楚是想避免日后对账时有落差。

终止与退款安排以服务条款为准：终止进行中的服务须提前 14 天书面通知；退款按服务进度计算，已缴付的政府费用不获退还。

同时想转会计，要准备什么？

如果连记账一并转过来，额外需要：

• 试算表——截至最近月份
• 会计科目表——现有的科目分类
• 银行月结单——最近十二个月
• 应收／应付账款明细——如适用

会计资料迁移一般需 2–4 周，视乎账目复杂程度。迁移期间不影响正常记账；如果现有账目有错漏，会一并整理，确保交接后的数字接得上。

这一步顺便做一件值得做的事：检视现时的记账频率。 很多公司转会计的真正原因不是服务商有问题，是一年只做一次账，年中想看数字时没有数字可看。见一年做一次还是按月做。

法定审计由执业会计师进行，我们负责记账、整理年结资料。

常见问题

转入期间公司合规会中断吗？

不会。新秘书在旧秘书卸任的同时生效，法定职责全程有人承接。

一定要同时转注册地址吗？

不用。两者可以分开——秘书转过来，地址继续留在原处也可以。但如果原地址是由旧供应商提供，就要一并安排，否则政府信件会寄到已经没有人处理的地方。改地址的程序见如何更改注册地址。

有最低合约期限吗？

按服务条款，终止进行中的服务须提前 14 天书面通知，退款按服务进度计算。

转之前发现有未完成的申报怎么办？

先补。状态检视就是为了在转入之前把这些找出来——欠交的周年申报不会因为换了秘书而消失，逾期登记费照计。放着更久的后果见放着公司不理会怎样。

我还没决定要不要转，可以先做检视吗？

可以。状态检视本身免费，结果就算您决定留低，也是有用的资料。

先看清楚现况再决定

转不转是其次——先知道自己公司现在的合规状态，才有得比较。

致电 +852 9671 2165、联络我们，或者立即开始。

本文为一般资讯，不构成法律意见。法定表格、程序及费用以《公司条例》、公司注册处最新公布为准；服务收费、终止及退款安排以本公司服务条款及订单页面所列为准；涉及文件争议应咨询律师。