一年做一次账还是按月做账？两种做法的真实成本比较

重点速览

上表为一般比较，实际安排视乎公司规模、交易数量及行业而定。

「一年一次」真正贵在哪里？

不是那笔会计费，是三样看不到的成本。

第一，您整年不知道自己赚还是亏蚀。

很多老板靠银行结余判断生意好不好。但结余不等于利润——收了未用的客户按金、未交的税、未出的粮，全部都在账户里面。见到有钱就当赚钱，年结才发现原来亏蚀，已经过了整年。

第二，税务规划空间全部关了。

大部分可以做的安排——董事薪金水平、资本开支的时间点、慈善捐款——都要在年度结束之前决定。

年结之后才看到数字，就只剩「照计」一条路。这个是最实在的损失：不是服务费差几千，是税可能差几万。

第三，年结变成一场救火。

一年的单据堆在一起，很多已经找不回、记不起。而审计排期不会等您，报税限期亦不会。赶出来的账，质素与准确度都会打折。

一个很具体的例子：暂缴税

这个是最能说明分别的场景。

假设今年生意跌了超过一成，您可以申请缓缴暂缴税——直接改善现金流。

但申请要附不少于 8 个月、经签妥的账目拟本。

一年做一次的公司：收到税单那刻，8 个月账目根本未存在。要立即叫会计赶出来，而申请期限只有几个星期。多数赶不及，结果照交。

按月做的公司：8 个月账目一直都有，交申请就是几日的事。

同一件事，一个做到一个做不到，分别不在能力，在有没有及时的账。

那么什么情况一年一次其实够？

要老实说：不是人人都需要按月。

一年一次通常够用，如果公司符合全部这几点：

• 交易量很少（例如一个月几张发票）
• 没有雇员、没有存货
• 没有银行贷款、没有外部投资者
• 没有跨境或者离岸安排
• 老板本人清楚知道自己的利润水平

不活动公司或者纯持股公司就更加是——根本没有什么交易可记。

反过来，一有雇员、一有存货、一有借贷，按月就开始有实质价值。

中间路线：按季

很多小公司不需要按月，但一年一次太疏。

按季（一年四次）通常是最划算的折衷：

• 费用低过按月
• 每三个月看到一次真实数字
• 年结时工作量已经分散了四份
• 8 个月账目拟本交得出

如果您现在是一年一次而觉得不够，先试按季，无须一步跳到按月。

不止是「谁做」，是「何时做」

这一点值得说清楚，因为很多人以为问题是自己记账还是交给会计。

其实两件事分开：

• 谁做——自己、软件、还是外判
• 何时做——按月、按季、还是一年一次

自己用软件按月做，可以好过外判一年做一次。反过来，外判但一年才做一次，一样看不到数。

频率比执行者更影响结果。

如何决定？问自己一条问题

「过去一年，有没有试过想做一个决定但不知道公司的数字？」

例如：请不请多一个人、加不加价、顶不顶得住淡季、应不应该入货。

答「有」，就是按月或按季的时候。答「没有」，一年一次继续用没有问题。

这条问题比任何规模门槛都准——因为记账的价值就是支撑决策，不是为了一份年结报告。

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本文为一般资讯，不构成会计或税务意见。适用的记账频率视乎个别公司情况；相关法定要求以《公司条例》、《税务条例》及税务局最新公布为准。