一年做一次數還是按月做？兩種做法的真實成本比較

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上表為一般比較，實際安排視乎公司規模、交易數量及行業而定。

「一年一次」真正貴在哪裡？

不是那筆會計費，是三樣看不到的成本。

第一，你整年不知道自己賺還是虧蝕。

很多老闆靠銀行結餘判斷生意好不好。但結餘不等於利潤——收了未用的客戶按金、未交的稅、未出的糧，全部都在戶口入面。見到有錢就當賺錢，年結才發現原來虧蝕，已經過了整年。

第二，稅務規劃空間全部關了。

大部分可以做的安排——董事薪金水平、資本開支的時間點、慈善捐款——都要在年度結束之前決定。

年結之後才看到數字，就只剩「照計」一條路。這個是最實在的損失：不是服務費差幾千，是稅可能差幾萬。

第三，年結變成一場救火。

一年的單據堆在一起，很多已經找不回、記不起。而審計排期不會等你，報稅限期亦不會。趕出來的帳，質素與準確度都會打折。

一個好具體的例子：暫繳稅

這個是最能說明分別的場景。

假設今年生意跌了超過一成，你可以申請緩繳暫繳稅——直接改善現金流。

但申請要附不少於 8 個月、經簽妥的帳目擬本。

一年做一次的公司：收到稅單那刻，8 個月帳目根本未存在。要即刻叫會計趕出來，而申請期限只有幾個星期。多數趕不及，結果照交。

按月做的公司：8 個月帳目一直都有，交申請就是幾日的事。

同一件事，一個做到一個做不到，分別不在能力，在有沒有及時的帳。

那麼什麼情況一年一次其實夠？

要老實說：不是人人都需要按月。

一年一次通常夠用，如果公司符合全部這幾點：

• 交易量很少（例如一個月幾張發票）
• 沒有僱員、沒有存貨
• 沒有銀行貸款、沒有外部投資者
• 沒有跨境或者離岸安排
• 老闆本人清楚知道自己的利潤水平

不活動公司或者純持股公司就更加是——根本沒有什麼交易可記。

反過來，一有僱員、一有存貨、一有借貸，按月就開始有實質價值。

中間路線：按季

很多細公司不需要按月，但一年一次太疏。

按季（一年四次）通常是最划算的折衷：

• 費用低過按月
• 每三個月看到一次真實數字
• 年結時工作量已經分散了四份
• 8 個月帳目擬本交得出

如果你現在是一年一次而覺得不夠，先試按季，無須一步跳到按月。

不止是「誰做」，是「何時做」

這一點值得說清楚，因為很多人以為問題是自己記帳還是交給會計。

其實兩件事分開：

• 誰做——自己、軟件、還是外判
• 何時做——按月、按季、還是一年一次

自己用軟件按月做，可以好過外判一年做一次。反過來，外判但一年才做一次，一樣看不到數。

頻率比執行者更影響結果。

如何決定？問自己一條問題

「過去一年，有沒有試過想做一個決定但不知道公司的數字？」

例如：請不請多一個人、加不加價、頂不頂得住淡季、應不應該入貨。

答「有」，就是按月或按季的時候。答「沒有」，一年一次繼續用沒有問題。

這條問題比任何規模門檻都準——因為記帳的價值就是支撐決策，不是為了一份年結報告。

想有人幫你按實際交易量計一計，哪個頻率最划算？搵我哋傾下先，或者立即開始。

本文為一般資訊，不構成會計或稅務意見。適用的記帳頻率視乎個別公司情況；相關法定要求以《公司條例》、《稅務條例》及稅務局最新公佈為準。