用 Excel 記帳行不行？何時應該轉會計軟件

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兩者均可符合《稅務條例》第 51C 條及《公司條例》的備存要求，關鍵在於紀錄是否足夠、完整及可檢索。

Excel 撐得住的範圍

不要被人嚇怕——很多小公司用 Excel 用得很好。

典型撐得住的情況：

• 一個月幾張到幾十張交易
• 沒有存貨（服務業、顧問、代理）
• 只有一個人負責入數
• 沒有多幣種
• 老闆本人看得懂這筆帳

這種情況下，一個結構清晰的 Excel 表 + 有系統的單據歸檔，完全夠用，而且省了軟件費。

用 Excel 的話，最低要求是三樣：每筆有日期、金額、對應單據編號；收入支出分開表；每個月與銀行月結單對一次數。

五個要轉軟件的訊號

見到其中兩個，通常就是時候。

一、你開始有存貨。 Excel 追存貨幾乎必然出錯——入貨、出貨、退貨、損耗，幾個月後帳面數量與實際就會對不上。

二、你請了人入數。 不止一個人開同一個檔案，就會出現「哪個版本最新」的問題。而且沒有權限控制，任何人都可以改任何一格。

三、你要追哪個客未付款。 應收帳一多，Excel 就要靠人手記住跟進。軟件可以自動提示與出對帳單。

四、你每個月對數要超過兩小時。 這個是最實際的門檻——軟件可以匯入銀行紀錄自動配對，節省的時間很快就蓋過月費。

五、有人要求你出報表。 銀行申請貸款、投資者做盡職審查、或者開戶時要交財務資料——軟件出到即用的報表，Excel 就要另外做。

Excel 最危險的不是功能，是「改了沒有痕跡」

這一點值得單獨說。

Excel 一格改了就是改了，沒有人知原本是什麼、何時改、誰改。

實際後果：

• 年結時發現數字不對，翻不到是哪一步錯
• 審計師要求解釋某筆調整，你答不到
• 稅局查問，你拿不出一條可追溯的記錄鏈

會計軟件的審計軌跡（誰在何時改了什麼）就是為這件事而設。這個不是方便，是可信度。

一個折衷做法：如果繼續用 Excel，每個月結完數就另存一個唯讀副本，永不覆寫。這樣至少有月度快照。

選軟件看什麼？

無須看哪個牌子最有名，看這四樣：

一、支不支援港元與你的實際幣種。 有跨境業務就要看多幣種處理。

二、可不可以匯入你那間銀行的紀錄。 這個是節省時間的關鍵。買之前先確認。

三、匯出格式你的會計收不收。 這一條最多人漏——選之前先問你的會計／審計師收不收該軟件的匯出檔。不收的話，他們要重新入一次，你就白省了。

四、離開時帶不帶得走這筆帳。 有一日想轉，資料能不能夠完整匯出。這個是買之前就要問的問題。

至於「AI 自動識別單據」這類功能——實際上節省到多少時間，很看你的單據質素與交易類型。值得試，但不要當它是轉軟件的唯一理由。

轉換時最易出錯的三個地方

一、期初結餘輸錯。 由 Excel 搬去軟件，起始的銀行結餘、應收應付、存貨數量要對得準。這一步錯，之後全部錯。最好選年結日作為轉換點，這樣期初結餘就是經審計的數字。

二、舊資料沒有保留。 轉了新軟件，舊 Excel 不可以刪——七年保存要求照計。

三、兩邊同時行太久。 有些人「先試試」，同時用 Excel 與軟件，結果兩邊都不完整。要轉就定一個日期完全切過去。

說到底，工具不是重點

用 Excel 而每個月準時對數，好過用最貴的軟件但三個月才開一次。

真正決定這筆帳準不準的，是頻率與紀律——見一年做一次數還是按月做。工具只是令紀律容易維持一些。

如果你發現自己一直拖著不記帳，換軟件多數解決不到問題；委託他人幫手做可能更直接。

想有人幫你看看你的交易量應該用哪種、順便看看轉換時的期初數要怎樣對？搵我哋傾下先。

本文為一般資訊，不構成會計或軟件採購意見。備存紀錄的法定要求以《稅務條例》、《公司條例》及稅務局最新公佈為準。