單據要保存多久？香港公司會計紀錄七年規定

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保存年期、罰則及電子紀錄要求以《稅務條例》、《公司條例》及稅務局最新公佈為準。

七年由哪一天計？

這是最多人計錯的一點，而且計錯就是少保存了整年。

稅務那邊——由該項交易完結之日起計七年。即是一張 2020 年 3 月的發票，要保存到 2027 年 3 月。

公司法那邊——由紀錄中最後記項所關乎的財政年度終結時起計七年。如果你的年結日是 12 月 31 日，2020 年度的紀錄要保存到 2027 年底。

兩個計法不同，結果亦不同。

實務做法：按財政年度整批保存，跟年結日計七年。 這樣兩邊都覆蓋到，亦無須逐張單記不同到期日。

要保存些什麼？

範圍比大部分人想像中闊。不止是「發票與收據」。

收入方面——銷售發票、收據、合約、訂單、送貨紀錄

支出方面——供應商發票、收據、付款證明、租約

銀行方面——所有戶口的月結單、入數紙、支票存根

人事方面——出糧記錄、強積金供款紀錄、僱傭合約

資產方面——購買固定資產的單據、折舊計算表

其他——存貨盤點記錄、董事往來帳的支持文件、離岸申索的證明文件

如果你有離岸申索，這一批要特別小心——那些合約、電郵、行程記錄是你唯一的憑據，而稅局可以在幾年後才來問。

電子副本算不算？

一般是接受的，但有條件。

實務上要做到：

• 可以隨時檢索——找得回、開得到
• 可以列印——稅局要影印本你出得到
• 完整與準確——不可以只影一半、不可以模糊到看不到金額
• 有備份——單一部電腦壞了就沒有，不算「有保存」

要提醒你：銀行的網上月結單通常只提供有限時間的下載期。很多老闆以為「銀行有紀錄，無須自己留」，到第五年要翻查時才發現下載不到。每年下載一次、另行存檔，是最簡單而最少人做的一步。

不保存會怎樣？

分兩層，而第二層貴很多。

第一層——直接罰則。 未能按《稅務條例》第 51C 條備存足夠紀錄，可被罰款最高 HK$100,000。這個是獨立罪行，與你有沒有少報收入無關。

第二層——舉證責任。 這個才是真正的代價。

稅局質疑你某筆收入或者某項扣除，舉證責任在你身上。沒有單據，就是沒有證據；沒有證據，扣除就被剔、收入就按稅局估算計。

即是說：保存做得不好，最壞情況不是罰十萬，是整年的扣稅開支站不住腳，加起來補加稅。

公司不做了，是否可以丟掉？

不可以。

撤銷註冊或者清盤之後，記錄的保存責任不會即時消失——仍有法定年期要求。詳見公司結束後記錄要保存多久。

這個是結業時最常被忽略的一步：所有東西都辦妥，然後將幾箱文件丟了。真的有人幾年後被追問而拿不出東西。

實際如何做？三個習慣就夠

一、按月歸檔，不要按年整理。 每個月將該月的銀行月結單、發票、收據入一個資料夾（電子或實體都可以）。年結時就無須翻箱。

二、每年下載一次銀行紀錄。 不要靠銀行的網上紀錄長期存在。

三、電子化 + 一個備份。 影相／掃描存雲端，加一個離線備份。這兩樣加起來，比一箱紙可靠很多。

這三件事做齊，交給會計時亦會快很多——因為你交的是已經分好類的東西，不是一袋單據。

這件事的成本在日常，不在年結

保存紀錄說到尾不是技術問題，是習慣問題。每個月花十分鐘歸檔，與年結時花兩日翻單據，總時間差很遠。

而真正的分別在三年後——稅局來信問一筆舊帳，有系統的人半日辦妥，沒有系統的人可能根本找不回。

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本文為一般資訊，不構成法律或稅務意見。保存年期、範圍、罰則及電子紀錄要求以《稅務條例》、《公司條例》及稅務局最新公佈為準。