交給會計之前要準備什麼？年結文件清單

重點速覽

實際所需文件視乎公司業務性質及規模，會計或審計方可能另有要求。

銀行：這個是地基

所有戶口、全年、每一個月。

「所有」這個字很重要——包括：

• 少用那個戶口（即使全年只有三筆交易）
• 外幣戶口
• 信用卡／簽帳卡月結單
• 支付平台戶口（收款平台、電子錢包）

漏了一個戶口，整份帳目就對不到，而找出哪裡不對的時間，通常比補交月結單長很多。

實務提醒：每年下載一次，不要靠銀行網上紀錄長期存在。詳見單據要保存多久。

收入：留意「沒有開單」那批

發票與收據多數人交得齊。真正漏的是：

收了錢但未開單——例如客戶預付、按金。這些入了銀行，但沒有對應發票，會計就要問。

現金收入——零售、餐飲最常見。沒有日記帳就無從查證。

平台收款——第三方平台通常扣了手續費才過數給你。收入應該是扣費前的全數，手續費是另一項開支。很多人只記淨額，收入與開支同時報少了。

支出：私人卡代付是最大盲點

租金、人工、水電這些一般記得。漏的通常是：

• 用私人信用卡買的公司東西
• 用現金買的小額東西
• 訂閱制服務（軟件、雲端、廣告平台）——自動扣數，沒有人主動記
• 境外付款——沒有本地發票

這些全部是可扣稅開支，不記就是白白放棄。處理方法見公私數如何分開。

存貨：最多人完全沒有做的一項

如果你有存貨，年結日當日或者最接近那天要盤一次。

要交的是：品項、數量、單位成本。

這項沒法事後補——過了年結日，你不會知道那天實際有多少貨。而存貨金額直接影響利潤：算多了，利潤虛高、多交稅；算少了，利潤偏低、日後被質疑。

如果你有存貨而從來沒有盤過，今年就開始。 一次不完美沒有所謂，有記錄好過沒有。

往來數：交數字，還要交解釋

董事往來、股東往來、關聯公司往來——這幾個帳戶會計一定會問。

要準備的不止結餘，是每筆大額交易的性質：是墊支？是提取？是薪金？是還款？

沒有解釋，會計唯有全部當「未確定」處理，而審計那邊就會要求你補。一來一回，時間全部花在這裡。

實務做法：發生時就寫一句。「3/5 董事代付租金 $18,000」——一句就夠，好過一年後靠記憶。

公司文件：不止是會計的東西

這批很多人以為與會計無關，其實很有關係：

• 上年度審計報告——今年的期初結餘由它而來
• 稅務評稅通知書——確認上年度稅款與暫繳稅
• 稅局任何來信——查詢信、罰款通知，全部要給會計知
• 新開／新結束的銀行戶口
• 年內的公司變動——改名、換董事、股權變動

交得齊為何節省到錢？

因為會計的工作量分兩種：處理與追資料。

資料齊 → 純處理，時間可預計。

資料散 → 要對比、要估、要一封一封 email 追。這部分的時間通常是處理時間的幾倍，而且會直接反映在費用與排期上。

即是說你花半日整理，往往節省的不止半日的費用，還有幾個星期的來回。

一個令這件事永遠不痛苦的做法

年結痛苦的根源，是要一次過重組成年的記憶。

解法不是年結時做得快些，是不要等到年結：

• 每個月將該月的單據入一個資料夾
• 每個月下載一次銀行月結單
• 有大額或者特別的交易，當日寫一句說明
• 每個月與銀行對一次數

四樣加起來每月大概十幾分鐘。做齊了，年結就是將已經分好的東西交出去。

這個亦是按月做數最實際的好處——不是報表好看些，是年結不再是一場救火。

想直接將這件事交出去，每個月無須再記？搵我哋傾下先，或者立即開始。

本文為一般資訊，不構成會計意見。實際所需文件視乎公司業務性質及規模，並以你的會計或審計方要求為準。