交给会计之前要准备什么？年结文件清单

重点速览

实际所需文件视乎公司业务性质及规模，会计或审计方可能另有要求。

银行：这个是地基

所有账户、全年、每一个月。

「所有」这个字很重要——包括：

• 少用那个账户（即使全年只有三笔交易）
• 外币账户
• 信用卡／签账卡月结单
• 支付平台账户（收款平台、电子钱包）

漏了一个账户，整份账目就对不到，而找出哪里不对的时间，通常比补交月结单长很多。

实务提醒：每年下载一次，不要靠银行网上纪录长期存在。详见单据要保存多久。

收入：留意「没有开单」那批

发票与收据多数人交得齐。真正漏的是：

收了钱但未开单——例如客户预付、按金。这些入了银行，但没有对应发票，会计就要问。

现金收入——零售、餐饮最常见。没有日记账就无从查证。

平台收款——第三方平台通常扣了手续费才过数给您。收入应该是扣费前的全数，手续费是另一项开支。很多人只记净额，收入与开支同时报少了。

支出：私人卡代付是最大盲点

租金、薪金、水电这些一般记得。漏的通常是：

• 用私人信用卡买的公司东西
• 用现金买的小额东西
• 订阅制服务（软件、云端、广告平台）——自动扣数，没有人主动记
• 境外付款——没有本地发票

这些全部是可扣税开支，不记就是白白放弃。处理方法见公私数如何分开。

存货：最多人完全没有做的一项

如果您有存货，年结日当日或者最接近那天要盘一次。

要交的是：品项、数量、单位成本。

这项没法事后补——过了年结日，您不会知道那天实际有多少货。而存货金额直接影响利润：算多了，利润虚高、多交税；算少了，利润偏低、日后被质疑。

如果您有存货而从来没有盘过，今年就开始。一次不完美没有所谓，有记录好过没有。

往来数：交数字，还要交解释

董事往来、股东往来、关联公司往来——这几个账户会计一定会问。

要准备的不止结余，是每笔大额交易的性质：是垫支？是提取？是薪金？是还款？

没有解释，会计唯有全部当「未确定」处理，而审计那边就会要求您补。一来一回，时间全部花在这里。

实务做法：发生时就写一句。「3/5 董事代付租金 $18,000」——一句就够，好过一年后靠记忆。

公司文件：不止是会计的东西

这批很多人以为与会计无关，其实很有关系：

• 上年度审计报告——今年的期初结余由它而来
• 税务评税通知书——确认上年度税款与暂缴税
• 税局任何来信——查询信、罚款通知，全部要给会计知
• 新开／新结束的银行账户
• 年内的公司变动——改名、换董事、股权变动

交得齐为何节省到钱？

因为会计的工作量分两种：处理与追资料。

资料齐 → 纯处理，时间可预计。

资料散 → 要对比、要估、要一封一封 email 追。这部分的时间通常是处理时间的几倍，而且会直接反映在费用与排期上。

即是说您花半日整理，往往节省的不止半日的费用，还有几个星期的来回。

一个令这件事永远不痛苦的做法

年结痛苦的根源，是要一次过重组整年的记忆。

解法不是年结时做得快些，是不要等到年结：

• 每个月将该月的单据入一个资料夹
• 每个月下载一次银行月结单
• 有大额或者特别的交易，当日写一句说明
• 每个月与银行对一次数

四样加起来每月大概十几分钟。做齐了，年结就是将已经分好的东西交出去。

这个亦是按月做账最实际的好处——不是报表好看些，是年结不再是一场救火。

想直接将这件事交出去，每个月无须再记？联络我们，或者立即开始。

本文为一般资讯，不构成会计意见。实际所需文件视乎公司业务性质及规模，并以您的会计或审计方要求为准。