单据要保存多久？香港公司会计记录七年规定

重点速览

保存年期、罚则及电子纪录要求以《税务条例》、《公司条例》及税务局最新公布为准。

七年由哪一天计？

这是最多人计错的一点，而且计错就是少保存了整年。

税务那边——由该项交易完结之日起计七年。即是一张 2020 年 3 月的发票，要保存到 2027 年 3 月。

公司法那边——由纪录中最后记项所关乎的财政年度终结时起计七年。如果您的年结日是 12 月 31 日，2020 年度的纪录要保存到 2027 年底。

两个计法不同，结果亦不同。

实务做法：按财政年度整批保存，跟年结日计七年。这样两边都覆盖到，亦无须逐张单记不同到期日。

要保存些什么？

范围比大部分人想像中阔。不止是「发票与收据」。

收入方面——销售发票、收据、合约、订单、送货纪录

支出方面——供应商发票、收据、付款证明、租约

银行方面——所有账户的月结单、入数纸、支票存根

人事方面——发薪记录、强积金供款纪录、雇佣合约

资产方面——购买固定资产的单据、折旧计算表

其他——存货盘点记录、董事往来账的支持文件、离岸申索的证明文件

如果您有离岸申索，这一批要特别小心——那些合约、电邮、行程记录是您唯一的凭据，而税局可以在几年后才来问。

电子副本算不算？

一般是接受的，但有条件。

实务上要做到：

• 可以随时检索——找得回、开得到
• 可以列印——税局要影印本您出得到
• 完整与准确——不可以只影一半、不可以模糊到看不到金额
• 有备份——单一部电脑坏了就没有，不算「有保存」

要提醒您：银行的网上月结单通常只提供有限时间的下载期。很多老板以为「银行有纪录，无须自己留」，到第五年要翻查时才发现下载不到。每年下载一次、另行存档，是最简单而最少人做的一步。

不保存会怎样？

分两层，而第二层贵很多。

第一层——直接罚则。未能按《税务条例》第 51C 条备存足够纪录，可被罚款最高 HK$100,000。这个是独立罪行，与您有没有少报收入无关。

第二层——举证责任。这个才是真正的代价。

税局质疑您某笔收入或者某项扣除，举证责任在您身上。没有单据，就是没有证据；没有证据，扣除就被剔、收入就按税局估算计。

即是说：保存做得不好，最坏情况不是罚十万，是整年的扣税开支站不住脚，加起来补加税。

公司不做了，是否可以丢掉？

不可以。

撤销注册或者清盘之后，记录的保存责任不会即时消失——仍有法定年期要求。详见公司结束后记录要保存多久。

这个是结业时最常被忽略的一步：所有东西都办妥，然后将几箱文件丢了。真的有人几年后被追问而拿不出东西。

实际如何做？三个习惯就够

一、按月归档，不要按年整理。每个月将该月的银行月结单、发票、收据入一个资料夹（电子或实体都可以）。年结时就无须翻箱。

二、每年下载一次银行纪录。不要靠银行的网上纪录长期存在。

三、电子化 + 一个备份。影相／扫描存云端，加一个离线备份。这两样加起来，比一箱纸可靠很多。

这三件事做齐，交给会计时亦会快很多——因为您交的是已经分好类的东西，不是一袋单据。

这件事的成本在日常，不在年结

保存纪录说到尾不是技术问题，是习惯问题。每个月花十分钟归档，与年结时花两日翻单据，总时间差很远。

而真正的分别在三年后——税局来信问一笔旧账，有系统的人半日办妥，没有系统的人可能根本找不回。

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本文为一般资讯，不构成法律或税务意见。保存年期、范围、罚则及电子纪录要求以《税务条例》、《公司条例》及税务局最新公布为准。