公司解散之后，文件要留多久？谁保管？

全文总结：最多人误会的一点——公司解散不等于文件可以丢掉。税务与公司法的保存要求仍然生效，而保管责任落在原本的董事身上，不会随公司消失。

重点速览

项目	内容
常见保存年期	税务相关纪录一般为 7 年
谁负责保管	原本的董事（公司已经没有了，责任不会消失）
要留哪些	会计纪录、审计报告、报税表、银行月结单、合约、发薪记录、法定记录册
电子存档	一般可接受，但要完整、可读、可检索
不留会怎样	将来有查询或争议时举证不了；未能保存纪录本身亦可能有罚则

具体年期与要求以税务局及公司注册处最新公布为准。

因为保存要求是跟着纪录，不是跟着公司的存续状态。

实务上有几种情况会令人回头要取得这些文件：

那个时候拿不出文件，受影响的是您个人，不是一间已经不存在的公司。

分两大类：

会计与税务类——会计账簿、原始单据（发票、收据）、银行月结单、审计报告、报税表与评税通知书、发薪与强积金记录。这批是最有机会被翻查的。

公司法定类——法定记录册（股东、董事、公司秘书、重要控制人登记册）、会议记录与决议、公司注册证书、商业登记证、章程、股份转让文件。

想知公司仍然存在时这些要怎样备存，可以看法定记录册有哪几本。

一般可以，但不是「拍张照就算」。实务上要做到：

实际做法：解散前将所有文件扫描、按年份与类别分好、存两个不同地方（例如一份云端一份外置硬碟），再写下谁保管、放在哪里。

这里有一个张力值得知道：一方面法例要求您保存一段时间；另一方面《个人资料（私隐）条例》的原则是，个人资料不应该保存超过必要时间。

员工记录、客户个人资料这类文件，就同时受这两边规管——法定期限内要留，期限过了而又没有其他需要，就应该妥善销毁，不是无限期放着。

所以合理做法是：到期之后检视一次，没有继续保存的理由就安全销毁（碎纸或者可靠的电子删除），不要一放放一辈子。

写下谁保管。不止一个董事的公司，解散前应该说清楚由谁保管、其他人有需要时如何取得。没有说清楚，几年后就会出现「我以为在你那边」。

不要只留在公司秘书那边。服务一终止，对方没有责任长期为您保管。解散前要正式取回，不要假设对方会留住。

银行记录要自己下载。户口一结束，网上银行的历史记录通常就再取不到。结束户口之前，将全部月结单与交易记录下载保存。

这三样是最常见的疏漏，而且三样都是「当时不做，之后补不回」那种。

结业不是申请完撤销注册就完，还有这一步。做得齐，您日后就不会因为一封查询信而失眠。

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本文所述保存年期及要求以税务局、公司注册处及个人资料私隐专员公署最新公布为准，不构成法律意见。