公司解散之後，文件要留多久？誰保管？

全文總結：最多人誤會的一點——公司解散不等於文件可以丟掉。稅務與公司法的保存要求仍然生效，而保管責任落在原本的董事身上，不會隨公司消失。

重點速覽

項目	內容
常見保存年期	稅務相關紀錄一般為 7 年
誰負責保管	原本的董事（公司已經沒有了，責任不會消失）
要留哪些	會計紀錄、審計報告、報稅表、銀行月結單、合約、出糧記錄、法定記錄冊
電子存檔	一般可接受，但要完整、可讀、可檢索
不留會怎樣	將來有查詢或爭議時舉證不了；未能保存紀錄本身亦可能有罰則

具體年期與要求以稅務局及公司註冊處最新公佈為準。

因為保存要求是跟著紀錄，不是跟住公司的存續狀態。

實務上有幾種情況會令人回頭要取得這些文件：

那個時候拿不出文件，受影響的是你個人，不是一間已經不存在的公司。

分兩大類：

會計與稅務類——會計帳簿、原始單據（發票、收據）、銀行月結單、審計報告、報稅表與評稅通知書、出糧與強積金記錄。這批是最有機會被翻查的。

公司法定類——法定記錄冊（股東、董事、公司秘書、重要控制人登記冊）、會議記錄與決議、公司註冊證書、商業登記證、章程、股份轉讓文件。

想知公司仍然存在時這些要怎樣備存，可以看法定記錄冊有哪幾本。

一般可以，但不是「拍張照就算」。實務上要做到：

實際做法：解散前將所有文件掃描、按年份同類別分好、存兩個不同地方（例如一份雲端一份外置硬碟），再寫下誰保管、放在哪裡。

這裡有一個張力值得知道：一方面法例要求你保存一段時間；另一方面《個人資料（私隱）條例》的原則是，個人資料不應該保存超過必要時間。

員工記錄、客戶個人資料這類文件，就同時受這兩邊規管——法定期限內要留，期限過了而又沒有其他需要，就應該妥善銷毀，不是無限期放著。

所以合理做法是：到期之後檢視一次，沒有繼續保存的理由就安全銷毀（碎紙或者可靠的電子刪除），不要一放放一輩子。

寫下誰保管。 不止一個董事的公司，解散前應該說清楚由誰保管、其他人有需要時如何取得。沒有說清楚，幾年後就會出現「我以為在你那邊」。

不要只留在公司秘書那邊。 服務一終止，對方沒有責任長期幫你保管。解散前要正式取回，不要假設對方會留住。

銀行記錄要自己下載。 戶口一結束，網上銀行的歷史記錄通常就再取不到。結束戶口之前，將全部月結單與交易記錄下載保存。

這三樣是最常見的疏漏，而且三樣都是「當時不做，之後補不回」那種。

結業不是申請完撤銷註冊就完，還有這一步。做得齊，你日後就不會因為一封查詢信而失眠。

想有人幫你由清數到收檔一次過安排好？搵我哋傾下先，或者先看結業前要清什麼數。

本文所述保存年期及要求以稅務局、公司註冊處及個人資料私隱專員公署最新公佈為準，不構成法律意見。