公司秘書轉入指南：轉走要準備什麼、需時多久、會不會斷合規

重點速覽

服務條款、收費及退款安排以服務條款及訂單頁面所列為準。

什麼情況下值得轉？

不是不滿意就一定要轉——但以下幾種情況，拖下去的成本通常高過轉換的麻煩：

一、查詢沒有回覆。 商業決定要等文件、等確認，而對方三五天不回，這個成本很難量化但很真實。

二、逐項加價。 年費看似便宜，但改地址、改董事、發股份、出一份文件都另外收錢。要比的是三年總額，不是首年報價。

三、沒有主動提醒。 好的公司秘書服務最實際的價值，是在死線之前提醒你。周年申報逾期的登記費按日數累進——罰款一次就足以蓋過全年服務費的差價。

四、秘書、會計、審計分散在不同供應商。 年結時三邊互相等資料，時間都花在轉述上。

五、全靠電郵與紙本。 要找一份三年前的文件，只能翻郵箱。

轉入的四個步驟

一、先做狀態檢視。 這一步比想像中重要——很多公司在轉之前不知道自己有未完成的申報、未更新的重要控制人登記冊，或者董事資料與公司註冊處記錄不符。先查清楚，才知道轉入之後要補什麼。 我們會免費檢視，可以致電 +852 9671 2165 或用聯絡表格。

二、向舊供應商取回文件。 見下一節的清單。這一步通常最花時間，我們可以代為索取。

三、遞交法定變更通知。 由我們準備並向公司註冊處遞交更換公司秘書的法定通知；如同時轉移註冊地址，一併遞交更改註冊辦事處地址的通知。您只需簽署確認。

四、交接完成。 公司註冊處確認變更後正式接手。我們會把所有文件整理並上載至客戶門戶，日後要找哪一份都有得查。

要取回哪些文件？

關鍵一句：這些文件屬於公司，不屬於服務商。 舊供應商有責任交還。萬一遺失，部分文件可以向公司註冊處申請副本。

需時多久？合規會不會斷？

合計一般 3–7 個工作天，主要變數是舊供應商交文件的速度。公司註冊處那一步不是樽頸——電子遞交的服務承諾是 12 小時內完成登記。

合規不會出現空檔。 新秘書在舊秘書卸任的同時生效，中間沒有「無秘書」的一天，周年申報與 SCR 備存等法定責任全程有人承接。

舊供應商不肯配合怎麼辦？

這是最多人擔心的一點，答案是：不影響你轉走。

更換公司秘書是公司的決定，不需要舊供應商同意——變更通知由公司遞交，公司註冊處按法定程序處理。舊供應商能拖延的只有交還文件那一步。

而文件方面，公司記錄本身屬於公司。如果對方拒絕交還，可以先向公司註冊處取得可申請的副本，讓轉換照常進行；如果情況涉及爭議，應該諮詢律師——這一步屬法律程序，不在公司秘書服務範圍內。

費用怎麼計？

秘書年費包含的是法定秘書職責——周年申報表、重要控制人登記冊備存、公司資料變更通知、合規提醒。註冊地址是獨立的服務項目，需要的話另外選購。 說清楚是想避免日後對帳時有落差。

終止與退款安排以服務條款為準：終止進行中的服務須提前 14 天書面通知；退款按服務進度計算，已繳付的政府費用不獲退還。

同時想轉會計，要準備什麼？

如果連記帳一併轉過來，額外需要：

• 試算表——截至最近月份
• 會計科目表——現有的科目分類
• 銀行月結單——最近十二個月
• 應收／應付帳款明細——如適用

會計資料遷移一般需 2–4 週，視乎帳目複雜程度。遷移期間不影響正常記帳；如果現有帳目有錯漏，會一併整理，確保交接後的數字接得上。

這一步順便做一件值得做的事：檢視現時的記帳頻率。 很多公司轉會計的真正原因不是服務商有問題，是一年只做一次帳，年中想看數字時沒有數字可看。見一年做一次還是按月做。

法定審計由執業會計師進行，我們負責記帳、整理年結資料。

常見問題

轉入期間公司合規會中斷嗎？

不會。新秘書在舊秘書卸任的同時生效，法定職責全程有人承接。

一定要同時轉註冊地址嗎？

不用。兩者可以分開——秘書轉過來，地址繼續留在原處也可以。但如果原地址是由舊供應商提供，就要一併安排，否則政府信件會寄到已經沒有人處理的地方。改地址的程序見如何更改註冊地址。

有最低合約期限嗎？

按服務條款，終止進行中的服務須提前 14 天書面通知，退款按服務進度計算。

轉之前發現有未完成的申報怎麼辦？

先補。狀態檢視就是為了在轉入之前把這些找出來——欠交的周年申報不會因為換了秘書而消失，逾期登記費照計。放著更久的後果見放著公司不理會怎樣。

我還沒決定要不要轉，可以先做檢視嗎？

可以。狀態檢視本身免費，結果就算你決定留低，也是有用的資料。

先看清楚現況再決定

轉不轉是其次——先知道自己公司現在的合規狀態，才有得比較。

致電 +852 9671 2165、搵我哋傾下先，或者立即開始。

本文為一般資訊，不構成法律意見。法定表格、程序及費用以《公司條例》、公司註冊處最新公佈為準；服務收費、終止及退款安排以本公司服務條款及訂單頁面所列為準；涉及文件爭議應諮詢律師。