管理帳與法定帳有什麼分別？做了數不等於交到稅局

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法定財務報表的編製、審計及呈交要求以《公司條例》、香港財務報告準則及稅務局最新公佈為準。

兩者回答不同的問題

管理帳答的是：這個月哪條產品線賺錢？哪個客拖數最久？請多一個人頂不頂得住？淡季還有多少個月現金？

法定帳答的是：截至年結日，這間公司的財務狀況與全年表現是怎樣？這個數字有沒有經獨立核實？

所以格式才會這樣不同。管理帳可以按分店、按產品、按客戶拆；法定帳就要按會計準則規定的分類呈列。

為何同一盤生意會出兩個數字？

這是最多人誤解的一點——見到兩個數不同，就以為有一個是錯。

其實是三個原因：

一、時間性差異。 管理帳可能按收到錢／付了錢入帳；法定帳要按權責發生制——賺了但未收錢一樣算收入，用了但未付款一樣算開支。

二、年結調整。 折舊、應計費用、預付攤銷、壞帳撥備、存貨計價——這批調整通常在年結時才一次過做。所以管理帳的利潤與最終法定帳的利潤，很正常會有落差。

三、準則要求。 法定帳要跟會計準則的計量與披露規定，有些項目的處理方法不由你選。

兩個數都可以是正確的，只是計法不同。要留意的是——如果落差大到解釋不到，就代表管理帳的假設有問題，值得查。

「我已經做了數」，為何還要做法定帳？

因為你做的那帳目，多數是管理帳。

法定帳額外要求的東西包括：

• 按會計準則編製，格式與披露有規定
• 一般需要核數師審核並發出審計報告（法定審計須由香港執業會計師進行）
• 董事要批准並簽署
• 是利得稅報稅表的基礎

所以「我用軟件做了全年的數」不等於可以直接交稅局。你做的那份是好的起點——但還要經過調整、編製與審計。

那麼是否兩樣都要做兩次？

不是。實務上是一套底數，兩種呈現。

日常記帳做好一次，然後：

• 每月／每季按你要的角度出管理報表
• 年結時做調整、編製法定財務報表、交審計

即是說管理帳不是額外一套帳，是同一批交易的另一種看法。所以記帳頻率才這麼重要——底數及時，兩樣才出得到。

反過來，一年做一次數的公司，實際上只有法定帳，沒有管理帳。年中想看數就沒得看。

管理帳應該包含什麼？

沒有標準答案，看你要做什麼決定。但大部分中小企值得每月看的是四樣：

一、損益概要——收入、成本、開支、利潤。最好按你的業務邏輯拆（分店、產品線、服務類別）。

二、現金流——這個與利潤不同。賺錢但周轉不到的公司不少。

三、應收帳齡——哪個客欠多少、欠了多久。這張表通常最快見到問題。

四、應付與將到期的承擔——租金、薪金、稅款、供款。

四樣加起來一頁紙。無須複雜，但要每個月都有。

只做法定帳，實際上損失了什麼？

損失了時間性。

法定帳出來時，你看的是幾個月前已經發生的事。可以用來報稅、對外交代，但不可以用來做決定——因為已經發生了的東西，改不到。

而且很多可以做的安排要在年度內決定：薪金與股息的比例、資本開支的時間點、緩繳暫繳稅的申請。年結之後才看到數，全部關了。

只做管理帳呢？

那就是合規問題——法定帳不做不行。

公司要備存會計紀錄、要編製財務報表、要審計、要報稅。不做的後果見遲交報稅表怎麼辦。

即是說兩樣都需要，但用途完全不同，不可以互相代替。

實際上如何安排？

如果你現在只有年結一份報表，可以由最簡單的一步開始：每月出一頁管理報表。四項數字，一頁紙，無須精美。

三個月之後你會開始見到趨勢——哪個月成本升了、哪條線一直虧蝕。這個就是管理帳的全部價值。

想有人幫你將日常記帳、月度管理報表同年結法定帳三樣連接在一起？搵我哋傾下先，或者立即開始。

本文為一般資訊，不構成會計或審計意見。法定財務報表的編製、審計及呈交要求以《公司條例》、香港財務報告準則及稅務局最新公佈為準。