核數師會問些什麼？函證、盤點與管理層聲明書

重點速覽

實際索取範圍由核數師按香港審計準則及公司情況決定。

為何要外部證據？

因為審計的本質是獨立驗證。

你交的銀行月結單可以是影印本，你交的發票可以是自己打的。核數師不是假設你造假，而是專業準則要求對方在重要項目上取得獨立來源的證據。

所以：現金結餘要銀行直接答；大額欠款要對方直接答；存貨要有人實地數過。

明白這個邏輯，之後所有要求都會合理些。

銀行函證：最易拖慢整件事

核數師會直接向銀行發函，要求確認：戶口結餘、貸款、擔保、抵押、以及授權簽署人。

實務上要留意四樣：

一、要你先授權。 銀行不會應核數師要求就出資料，要你簽授權。這一步不做，函證發不出。

二、要列齊所有戶口。 包括你以為「不重要」那個、外幣戶口、以及年內已經結束的戶口。漏了，核數師之後發現會再發一次，又要等。

三、要等。 銀行回覆時間不在你控制範圍。所以這一步要在審計最早期做。

四、部分銀行收費。 函證有手續費，金額由銀行定。

存貨盤點：唯一補不回那樣

如果你有存貨，年結日當日（或最接近那天）要盤一次。

要記下：品項、數量、單位成本，以及盤點日期與由誰做。

這件事的特點是——過了就沒有得補。三月才說「十二月底大概有這麼多貨」，沒有任何憑據，核數師只能保留意見。

規模較大的情況，核數師可能要求親身出席盤點。所以年結前就要與對方商定日子，不要當日才通知。

管理層聲明書：不是例行文件

這個是很多老闆隨手簽了的一份文件，其實份量不輕。

內容大致是董事書面確認：已提供所有相關資料、沒有隱瞞重大事項、沒有未披露的訴訟或擔保、關聯方交易已全部披露、對重大估計的判斷合理。

簽下去就是你的責任。 如果之後發現有東西沒有說，「我不知道」這個答案會很難用——因為你已經書面確認過。

所以簽之前真的要逐項看一次。有任何未說的東西——例如口頭擔保、未入帳的索償、關聯公司之間的安排——簽之前說，不要之後才說。

法律訴訟與後續事項

訴訟查詢——如果公司有進行中或潛在的法律糾紛，核數師會問，可能要求聯絡你的律師確認。這個影響或有負債的披露。

後續事項——年結日之後、報告簽署日之前發生的重大事件（例如大客倒閉、重大訴訟、資產出售），可能要調整數字或者披露。

這兩樣很多老闆覺得「與年結無關」而不說。實際上準則要求覆蓋到報告簽署日——所以審計期間有大事發生，要主動與核數師說。

不提供會怎樣？

分兩層。

輕微——核數師會追。 時間拖長，費用上升。

嚴重——會影響意見。 如果重要項目得不到足夠證據，核數師只可以出保留意見或者無法表示意見。這兩樣對銀行、投資者與稅局的影響，見核數師意見那篇。

即是說不配合不會令問題消失，只會令問題寫入你的審計報告。

三件事年結前就要做

一、列齊所有銀行戶口（含已結束的），準備簽授權。

二、約定存貨盤點日子，年結日當日執行。

三、清理往來數與未入帳項目，並將性質寫下。

這三樣加起來，通常就是整個審計最容易出事的部分。事前一星期做，好過事後三個月追。

同一批準備亦是交給會計那份清單的核心。

我們做記帳與公司秘書服務，會幫你在年結前準備好這批資料、與核數師對接回覆——審計程序由持牌會計師按專業準則獨立執行。

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本文為一般資訊，不構成審計或會計意見。實際審計程序及所需資料由核數師按香港審計準則及個別公司情況決定。